Como usar o XERP — passo a passo

A ordem recomendada para deixar o sistema pronto para o dia a dia.

Antes de vender ou emitir nota, vale configurar a base uma única vez. Siga esta sequência:

1. Dados da empresa

   Configurações → Dados da empresa. Digite o CNPJ e clique “Buscar no CNPJ” para preencher razão social, endereço e inscrições automaticamente.

2. Emissão fiscal

   Configurações → Emissão fiscal → “Abrir onboarding fiscal”. O assistente em 4 passos define regime, ambiente e séries, e gera a base de impostos.

3. Certificado A1

   Envie o certificado digital A1 (.pfx) da empresa e a senha. É ele que autentica a emissão junto à SEFAZ.

4. Contas financeiras

   Configurações → Contas financeiras. Cadastre o caixa, as contas bancárias e os cartões de onde entra/sai dinheiro.

5. Formas de pagamento

   Cadastre as formas que você aceita (dinheiro, Pix, cartão, boleto) e ligue cada uma à sua conta.

6. Equipe

   Configurações → Colaboradores. Crie perfis de acesso e convide sua equipe (cada um recebe login e senha inicial).

7. Produtos e clientes

   Cadastre seus produtos (com preço e classificação fiscal) e seus clientes. Pronto para vender.

Como entrar no sistema, verificação em 2 etapas e troca de senha.

1. Entrar

   Acesse a tela de login, informe e-mail e senha. Você é levado ao painel conforme seu perfil.

2. Verificação em 2 etapas (se ativada)

   A empresa pode exigir um código de 6 dígitos enviado ao seu WhatsApp. Digite o código para concluir o acesso.

3. Trocar a senha

   Minha conta → Segurança. Informe a senha atual e a nova (mínimo 8 caracteres). As outras sessões são encerradas por segurança.

Nome, preço, classificação fiscal (NCM) e controle de estoque — com ajuda automática.

1. Novo produto

   Produtos → “+ Novo”. Na aba Geral, informe nome, unidade e tipo (peça, serviço, kit ou insumo). O código (SKU) é gerado automaticamente se deixar em branco.

2. Código de barras

   Digite o código de barras e clique “Buscar” para preencher nome, NCM e imagem a partir do catálogo online.

3. Fiscal

   Na aba Fiscal, informe o NCM (a IA pode sugerir pelo nome), origem e a regra de tributação (CST/CSOSN). Os CFOPs são derivados automaticamente.

4. Preços

   Na aba Preços, informe o custo e a margem; o preço à vista e a prazo são calculados — ou digite direto.

5. Estoque

   Na aba Estoque, defina depósito, estoque inicial, mínimo (alerta) e máximo.

6. Compras (embalagem)

   Se você compra em caixa/fardo e vende na unidade, informe a unidade de compra e o fator de conversão (ex.: 1 CX = 12 UN).

Dados, contatos, endereços e informações comerciais (crédito e condição de pagamento).

1. Novo cliente

   Clientes → “+ Novo”, ou crie na hora durante a venda pelo botão “+ Novo cliente”.

2. Documento

   Escolha PF ou PJ e digite o CPF/CNPJ — o sistema busca automaticamente razão social e endereço em bases públicas.

3. Contatos e endereços

   Adicione e-mail, telefone e WhatsApp, e um ou mais endereços (marque o padrão).

4. Comercial

   Defina status, limite de crédito e condição de pagamento para vendas a prazo.

Base para compras e entrada de notas.

1. Novo fornecedor

   Fornecedores → “+ Novo fornecedor”. Informe o CNPJ (busca automática dos dados), contato, cidade/UF e condição de pagamento.

2. Editar

   Clique no fornecedor para editar. Use “Inativar” em vez de excluir — o histórico é preservado.

Quem executa as ordens de serviço e usa o sistema para registrar o que foi feito.

1. Novo técnico

   Técnicos → “+ Novo técnico”. Informe nome, especialidade, telefone e custo/hora (opcional).

2. Vincular login

   Ligue o técnico a um usuário do sistema. Assim ele acessa suas OS e, ao registrar o que fez, já aparece como responsável automaticamente.

Um único lugar para iniciar venda de balcão, pedido faturado, orçamento ou ordem de serviço.

1. Escolha o tipo

   Atendimento → escolha a aba: 🛒 Venda balcão, 📦 Pedido faturado, 📄 Orçamento ou 🔧 Ordem de Serviço.

2. Cliente

   Selecione o cliente (ou “Consumidor final” na venda balcão). Pode criar um novo na hora.

3. Itens

   Adicione os produtos buscando por código, nome ou marca; ajuste quantidade e preço. Aplique desconto por item ou global.

4. Pagamento

   Escolha a forma de pagamento. Em boleto, defina banco, parcelas e vencimentos.

5. Finalizar

   Venda balcão: “Enviar para caixa” (cobrar no caixa) ou “Finalizar + NFC-e/NF-e” (emite na hora). Pedido: “Confirmar pedido”. Orçamento: “Enviar”.

Abrir o caixa, receber pagamentos (dinheiro, Pix, cartão, boleto) e fechar o turno.

1. Abrir o caixa

   Caixa → “Abrir caixa”. Informe o operador e o fundo de troco inicial.

2. Buscar a venda

   Selecione a pré-venda pelo número ou cliente. Os itens e o total aparecem na tela.

3. Receber

   Adicione um ou mais pagamentos: dinheiro fica no caixa; Pix/transferência caem na conta escolhida; cartão pede a maquininha e parcelas; boleto gera as parcelas.

4. Finalizar

   Escolha o documento (NFC-e, NF-e ou recibo) e clique “Finalizar venda”. A nota é emitida, o estoque baixa e os recebíveis são criados.

5. Sangria e suprimento

   Use “Sangria” para retirar dinheiro e “Suprimento” para colocar — tudo entra no fechamento.

6. Fechar o caixa

   “Fechar caixa”: o sistema mostra o esperado em dinheiro; conte o físico e informe. Diferenças acima da tolerância são registradas.

Criar cotação, enviar ao cliente e converter em pedido quando aprovado.

1. Criar

   Orçamentos → “Novo orçamento”. Selecione o cliente, adicione os itens e defina a validade (em dias).

2. Enviar

   Use “Enviar” para mandar por e-mail/WhatsApp, ou “Imprimir/PDF”. O orçamento não baixa estoque.

3. Converter

   Quando o cliente aprovar, abra o orçamento e clique “Converter” — vira um pedido de venda com os mesmos itens (aí sim reserva estoque).

Conferir e entregar a mercadoria pelo código do recibo de retirada.

1. Buscar o recibo

   Expedição → informe seu nome (conferente) e digite/escaneie o código do recibo que o cliente trouxe.

2. Conferir

   O sistema mostra os itens e quanto falta entregar. Confira fisicamente cada um.

3. Entregar

   Confirme a entrega completa (pedido vai para ENTREGUE) ou parcial (o restante fica pendente). Fica registrado quem entregou e quando.

Emissão avulsa e o que cada modelo significa.

Muitas notas saem sozinhas ao finalizar uma venda ou faturar uma OS. Para emitir avulsa:

1. Nova nota

   Documentos fiscais → “+ Emitir nota”. Escolha o modelo: NF-e (produto, modelo 55), NFC-e (cupom do consumidor, modelo 65) ou NFS-e (serviço).

2. Finalidade

   Normal, Complementar, Ajuste ou Devolução (a devolução referencia a nota original pela chave de acesso).

3. Dados

   Selecione o cliente e liste os itens (o sistema sugere CFOP e calcula os impostos pela regra tributária).

4. Conferir e emitir

   Abra o Espelho Fiscal para revisar os impostos e confirme. A nota fica “Processando” até a SEFAZ autorizar.

5. Depois de autorizada

   Baixe o PDF (DANFE) e o XML, envie ao cliente, ou use Clonar / Devolução / Cancelar / Carta de correção.

Importar a NF-e do fornecedor por XML, dar entrada no estoque e no financeiro.

1. Nova entrada

   Notas de Entrada → “+ Nova entrada”. Selecione o fornecedor e cole/anexe o XML da NF-e recebida.

2. Itens

   O sistema casa cada item do XML com o seu produto (por código ou NCM), define a finalidade (revenda, uso, imobilizado…) e aplica o fator de conversão da embalagem.

3. Pagamento

   Informe as parcelas (forma, vencimento e valor) — viram contas a pagar.

4. Processar

   Revise a conferência (itens, impostos, estoque) e clique “Processar”: o estoque entra e os créditos de imposto são registrados.

Notas de serviço que você recebeu, lançadas como despesa.

1. Consultar

   NFS-e recebidas → veja as notas sincronizadas do Ambiente Nacional, com prestador, valor e retenções.

2. Lançar como despesa

   Abra a nota e clique “Lançar como despesa” — vincula ao fornecedor e cria o lançamento financeiro com a finalidade/classificação.

Consultar saldos, ajustar e transferir entre depósitos.

1. Saldos

   Estoque → aba Saldos. Veja o status de cada item (em estoque, crítico, zerado) e busque por SKU/nome.

2. Ajustar

   “Ajustar estoque”: escolha o produto e o depósito, informe a nova quantidade e o motivo. Fica registrado como ajuste.

3. Transferir

   “Transferir”: mova quantidade de um depósito para outro (origem e destino diferentes).

4. Movimentos

   A aba Movimentos mostra o histórico (entradas, saídas, transferências, ajustes) com o documento vinculado.

Contar o estoque real e ajustar as divergências de uma vez.

1. Criar

   Estoque → “Novo inventário”. Escolha o depósito — abre a tela de contagem.

2. Contar

   Para cada item, digite a quantidade contada. O sistema mostra a divergência em relação ao saldo do sistema.

3. Finalizar

   “Finalizar inventário”: o sistema cria os ajustes para todas as divergências. Para desistir, use “Cancelar” (nenhum ajuste é aplicado).

Comprar do fornecedor e receber a mercadoria no estoque.

1. Novo pedido

   Compras → “Novo pedido”. Escolha o fornecedor e a condição de pagamento.

2. Itens

   Adicione os produtos na unidade de compra (ex.: caixa). O sistema mostra a conversão para a unidade de venda (ex.: 1 CX = 12 UN).

3. Enviar

   Salve como rascunho e depois “Enviar” quando o pedido for confirmado com o fornecedor.

4. Receber

   Quando a mercadoria chegar, use “Receber” e informe a quantidade recebida — o estoque entra convertido para a unidade de venda.

Da abertura ao faturamento com NFS-e (serviço) e NF-e (peças).

1. Abrir a OS

   Atendimento → aba Ordem de Serviço. Informe o cliente, o equipamento/veículo (placa, série, KM) e o problema relatado. A OS abre com número automático.

2. Registrar o que foi feito

   Na OS, no bloco “Execução”, o técnico descreve o serviço, as horas e se identifica. Fica na linha do tempo com data e hora.

3. Serviços e peças

   Adicione a mão de obra (descrição, horas, valor/hora) e as peças. Se a peça não está em estoque, marque “Peça a comprar” — ela entra na fila de compras.

4. Acompanhar status

   Mude a situação: Aberta → Em andamento → (Aguardando peças) → Finalizada. O painel da oficina atualiza na hora.

5. Faturar

   Com a OS finalizada, escolha emitir NFS-e (serviços) e/ou NF-e (peças), a forma e a condição de pagamento, e clique “Faturar”. As contas a receber são criadas e o estoque das peças baixa.

Quadro em tempo real das OS para a TV da oficina.

1. Abrir

   Na tela de OS, clique “📺 Painel da oficina” (abre em nova aba). Use o botão de tela cheia para exibir na TV.

2. Acompanhar

   As OS aparecem em 4 colunas (aguardando início, aguardando peças, em andamento, pronto para entrega) e atualizam sozinhas. OS atrasadas ficam em vermelho.

Lançar títulos, baixar (registrar pagamento) e estornar.

1. Novo título

   Financeiro → aba Contas a Receber (ou a Pagar) → “Nova conta”. Informe descrição, cliente/fornecedor, valor e vencimento.

2. Baixar (pagar/receber)

   Clique “Baixar”, informe o valor, a data, a conta bancária e a forma. Juros, multa e desconto entram se houver. O status vira Pago (ou Parcial).

3. Estornar

   Se registrou errado, use “Estornar baixa” — o título reabre e o saldo da conta é ajustado de volta.

Cobrar um título por boleto ou QR Code Pix, com baixa automática quando o cliente paga.

1. Configurar o banco

   Configurações → Contas financeiras → Integração bancária. Escolha o banco (Sicoob, Sicredi ou Itaú) e informe as credenciais.

2. Gerar boleto

   No título em aberto, clique “Gerar boleto”, escolha a conta de cobrança e baixe o PDF para enviar ao cliente.

3. Cobrar via Pix

   Clique “Cobrar via Pix” para gerar o QR Code dinâmico. Envie a imagem ao cliente.

4. Baixa automática

   Quando o boleto/Pix é pago no banco, o título baixa sozinho e o dinheiro entra na conta — sem lançamento manual.

Comparar o extrato do banco com os lançamentos do sistema.

1. Carregar

   Financeiro → Extrato do banco. Escolha a conta e o período e clique “Carregar extrato”.

2. Analisar

   O sistema mostra o que casou (conciliado), o que está só no banco (tarifas, antecipações) e o que está só no sistema (a investigar).

Projeção de entradas/saídas e registro de despesas por foto do cupom.

1. Fluxo de caixa

   Financeiro → Fluxo de caixa. Veja o saldo atual e a projeção de entradas e saídas em 30/60/90 dias, além do realizado.

2. Registrar um gasto

   Gastos → “Fotografar cupom”. A IA extrai estabelecimento, data, valor e itens; revise e salve.

3. Lançar no financeiro

   No gasto confirmado, use “Lançar no financeiro” para criar a conta a pagar já baixada na conta escolhida.

Vendas, estoque, financeiro, DRE, impostos e fechamento — em um lugar.

Em Relatórios você acompanha o negócio em tempo real:

• Vendas: total, ticket médio, vendas por dia e produtos mais vendidos.
• Estoque: valor total, itens críticos e zerados.
• Financeiro: contas a receber/pagar por status e aging.
• DRE simplificado: receita, custo, lucro bruto e resultado.
• Fiscal e impostos: notas por modelo e apuração do período.
• Fechamento mensal: realizado × planejado, por classificação.

Pergunte sobre o negócio e monte rascunhos de orçamento em linguagem natural.

1. Escolher o papel

   Assistente → escolha “Gestor” (visão do negócio) ou “Vendedor” (produtos e orçamentos).

2. Perguntar

   Digite ou use as sugestões (ex.: “Como foram as vendas dos últimos 30 dias?”, “O que está acabando no estoque?”).

3. Rascunhos

   Quando o assistente cria um orçamento, clique em “Abrir para confirmar” e finalize na tela do orçamento.

Para o dono do SaaS: clientes, módulos liberados, usuários e provedor fiscal.

1. Clientes (tenants)

   Painel admin → Clientes. Crie um cliente (gera empresa e usuário admin com senha inicial), ative/bloqueie e libere os módulos por cliente.

2. Fiscal do cliente

   Em cada empresa, configure a base tributária, envie o certificado A1 e valide a emissão.

3. Provedor fiscal global

   Painel admin → Provedor de emissão fiscal: define o provedor usado por toda a plataforma e as credenciais por ambiente.

4. Emissões

   Monitore as notas de todos os clientes, com filtros por status e modelo.